GESTIÓN DOCUMENTAL
Linea de Tiempo: Avance documental a través de la edad Antigua, Media, Contemporánea, moderna y el mundo Greco-Romano.
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Primeros Documentos Encontrados:
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IMÁGENES DE LOS SITIOS
VÍDEO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
La Ley 594 de 2000 en su Artículo 22 establece que la gestión de documentos, comprende procesos tales como la producción, recepción, distribución,tramite, organización,consulta, conservación y la disposición final de los documentos.
PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones. Comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia.
Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. Se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.
DISTIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos.
TRÁMITE DE DOCUMENTOS
Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa, En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales.
ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos.
El conjunto de acciones encaminadas a la adecuada organización de los archivos comprende los procesos archivísticos de:
1. Clasificación documental: Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad.
2. Ordenación documental: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado.
3. Descripción documental: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificación, localización y recuperación, para la gestión o la investigación.
CONSULTA DE DOCUMENTOS
Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural, Estado Colombiano, etc.) de acceder a la información contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos. Para el cumplimiento de este propósito, los archivos deben atender los requerimientos y solicitudes de manera personal, telefónica, correo electrónico o remitiendo al usuario al funcionario competente.
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido. En este proceso se deben garantizar las condiciones mínimas encaminadas a la protección de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el archivo, sistemas de almacenamiento de información en sus distintos soportes. El almacenamiento de documentos consiste en guardar sistemáticamente documentos
de archivo en espacios y unidades de conservación apropiadas.
DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS
Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental. Dentro del formato utilizado para la presentación de las TRD para la Administración Pública Colombiana el diligenciamiento de la columna Disposición Final, implica que a cada serie o subserie se le aplicó previamente el proceso de valoración para definir su conservación permanente, reproducción a través de tecnologías y soportes, en cuya aplicación se observen principios y procesos archivísticos, la eliminación cuando agotados sus valores administrativos no tengan o representen valor para la investigación o la selección de algunas muestras representativas.
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PRESENTACIÓN EN LINEA DE PERSONAJES INFLUYENTES EN GESTIÓN DOCUMENTAL
Ver presentación:
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